Conditions générales de vente
Mise à jour le
Abonnement We-Card et mise en service de la carte, vendus par We-Form SARL aux clubs, associations et réseaux.
Version cgv-clubs-v3.
Leur annexe « Données personnelles » (version annexe-donnees-clubs-v1), acceptée avec elles, est reproduite à la suite. Le mandat d’autofacturation, accepté avec ces conditions, est présenté dans la console du club au moment de la commande.
1. Vendeur et objet
We-Card est un service édité par We-Form SARL. We-Form SARL vend en son nom aux clubs, associations et réseaux (le « client ») l’abonnement We-Card, dit « abonnement au membre », et la mise en service de leur carte, encaisse les paiements et émet les factures.
2. Prix
Les prix sont exprimés en euros hors taxes (HT), TVA de 20 % en sus. Grille en vigueur :
- Abonnement au membre : 5 € HT par membre et par an, facturé chaque mois (0,50 € TTC par membre et par mois), pour 100 membres au moins.
- Mise en service : offerte, en contrepartie de l’engagement d’un an de la première année (article 4).
- Formule Réseau & Fédération, pour plusieurs clubs ou antennes avec une carte commune : sur devis.
Membres facturés : les fiches actives ou invitées du client, hors partenaires et hors salariés équipés par une entreprise partenaire (dont la carte est payée par l’entreprise). Leur nombre est arrêté dans les deux jours qui précèdent chaque échéance mensuelle, sans prorata : un membre ajouté compte à partir de l’échéance suivante, un membre retiré n’est plus facturé à partir de l’échéance suivante.
2 bis. Évolution de la grille
Une nouvelle grille s’applique aux commandes passées à partir de sa mise en ligne. Un abonnement en cours garde le prix par membre de sa commande à chaque échéance (article 4).
Les formules Essentiel, Club et Grand Club ne sont plus proposées. Un abonnement en cours à l’une d’elles garde le montant de sa commande à chaque échéance, jusqu’à sa résiliation ou son passage à l’abonnement au membre (article 6).
3. Mise en service
La mise en service est offerte avec l’abonnement au membre. Elle comprend la carte et l’application aux couleurs du client (logo, couleurs, nom de l’appli), une vidéo de présentation en motion design, l’import des membres avec envoi des invitations (chaque membre active son compte avec son accord), les affiches QR et un kit pour les réseaux sociaux.
Après le premier paiement de l’abonnement, le client envoie son brief ; le studio We-Card propose la carte sous 48 h ouvrées après l’envoi du brief, puis la vidéo ; le client valide chaque étape ou demande une retouche.
4. Abonnement et engagement
L’abonnement démarre le jour du premier paiement : la console est utilisable tout de suite. Il est renouvelé automatiquement chaque mois, à la même date, par prélèvement sur la carte bancaire enregistrée auprès de notre prestataire de paiement. Chaque échéance est égale au nombre de membres facturés (article 2) multiplié par le prix par membre de la commande.
Engagement : en contrepartie de la mise en service offerte, l’abonnement est souscrit pour un an au moins à compter du premier paiement (12 mensualités). Ensuite, il continue de mois en mois, sans engagement.
En cas d’échec d’un prélèvement, le client est prévenu et garde l’accès pendant une période de grâce pour mettre à jour son moyen de paiement.
5. Résiliation
Le client peut résilier à tout moment depuis la console (Finances › Formule & tarifs), sans frais, et annuler sa résiliation tant qu’elle n’a pas pris effet.
Pendant la première année, la résiliation prend effet à la fin de l’engagement d’un an : les mensualités restent dues jusque-là. Ensuite, elle prend effet à la fin du mois déjà payé ; le mois en cours n’est pas remboursé.
6. Membres, formule d’avant et devis
Le montant de l’abonnement au membre suit le nombre de membres du client, sans démarche de sa part (article 2).
Le client qui a une formule Essentiel, Club ou Grand Club demande son passage à l’abonnement au membre depuis la console (Finances › Formule & tarifs) ou par écrit à contact@we-card.fr. Une personne qui gère les paiements du client confirme la demande, puis l’équipe We-Card fait le passage, sans double paiement : à la prochaine échéance de l’ancienne formule, ou tout de suite avec le remboursement de la part non utilisée de la période déjà payée, au prorata des jours restants, avec un avoir. Le client qui a déjà payé sa mise en service n’a pas d’engagement.
La formule Réseau & Fédération est vendue sur devis, aux conditions du devis accepté.
La mise en service n’est jamais refacturée. Les taux de commission de partenariat ne changent pas avec la formule.
7. Commission de partenariat
We-Form SARL verse chaque mois au client une commission de partenariat calculée sur le chiffre d’affaires HT des ventes réalisées grâce à lui : 60 % sur les cartes de membre, les cartes salariés et les options des partenaires, aux taux affichés dans la console. Les vidéos We-Motion ne donnent pas de commission. Aucune commission sur l’abonnement ni sur la mise en service. Les relevés sont établis en autofacturation, selon le mandat d’autofacturation accepté à la commande, présenté dans la console du club.
8. Factures et remboursements
Chaque paiement donne lieu à une facture numérotée (série continue), disponible en PDF dans la console. Tout remboursement donne lieu à un avoir.
9. Commande en ligne et preuve
Le contrat est formé par la commande acceptée en ligne dans la console du client (page Démarrer) ; il prend effet au premier paiement. Une commande dont le paiement n’aboutit pas n’engage pas le client.
La commande est passée par une personne qui dispose, dans la console, du droit de gérer les paiements du client. En cochant la case d’acceptation, elle accepte au nom du client les présentes conditions, leur annexe « Données personnelles » et le mandat d’autofacturation ; elle déclare pouvoir engager le client.
À chaque commande, We-Form SARL enregistre la date et l’heure de l’acceptation, la version des textes acceptés, le compte de la personne qui a accepté et l’adresse IP de sa connexion. Ces éléments sont inscrits au journal d’audit de l’application, que l’application ne peut ni modifier ni effacer. Les parties conviennent qu’ils font preuve de l’acceptation, sauf preuve contraire.
Le contrat est conclu en français. We-Form SARL conserve chaque version des présentes conditions et la remet au client qui la demande.
10. Inscription en ligne d’un club
Un club de 1 500 membres au plus peut créer lui-même son espace sur la page « Inscrire mon club » du site We-Card, lorsque We-Form SARL a ouvert l’inscription en ligne. La personne qui l’inscrit prouve son adresse e-mail par un code à usage unique et déclare représenter le club et pouvoir l’engager. Au-delà de 1 500 membres, pour plusieurs clubs ou pour un réseau, l’espace est préparé avec l’équipe We-Card (contact@we-card.fr).
L’inscription seule n’engage le club à aucun paiement. Tant que son premier paiement n’est pas fait, le club ne peut utiliser son espace que pour prendre son abonnement, renseigner son identité de facturation, payer ou demander un devis : la console, l’appli des membres et la page publique du club restent fermées, et aucune invitation ni aucun SMS ne part.
We-Form SARL peut refuser une inscription, notamment lorsqu’un club du même nom est déjà inscrit dans la même ville, lorsque le club compte plus de 1 500 membres ou lorsque les informations saisies sont inexactes. Elle peut supprimer l’espace d’un club inscrit en ligne qui n’a jamais fait son premier paiement : rien ne lui est alors facturé.
11. Données personnelles
Le client est responsable du traitement des données de ses membres : fiches, statuts, équipes, invitations, annuaire, vie du club. We-Form SARL les traite pour son compte, comme sous-traitant, dans les conditions de l’annexe « Données personnelles » (article 28 du règlement général sur la protection des données), qui fait partie du contrat.
We-Form SARL est responsable de ses propres traitements : comptes des utilisateurs et sécurité, achats (dont la vente de la carte aux membres), factures et remboursements, e-mails et notifications du service. Ils sont décrits dans la politique de confidentialité de We-Card.
12. Droit applicable et réclamations
Le contrat est soumis au droit français. Toute réclamation est adressée par écrit à contact@we-card.fr. Les parties recherchent une solution amiable avant toute action en justice.
Annexe « Données personnelles »
Version annexe-donnees-clubs-v1. Prise pour l’application de l’article 28 du règlement général sur la protection des données, elle fait partie des conditions générales de vente ci-dessus.
1. Rôles
Le client est responsable du traitement des données de ses membres. We-Form SARL, éditeur de We-Card, est son sous-traitant pour les traitements décrits à l’article 2 (article 28 du règlement général sur la protection des données, « RGPD »). Elle est responsable de ses propres traitements, rappelés à l’article 11 des conditions générales de vente.
2. Traitements confiés
We-Form SARL traite pour le compte du client :
- objet : fournir au client l’espace de son club dans l’application We-Card (console, appli des membres, carte de membre) ;
- durée : celle du contrat, puis l’article 10 de la présente annexe ;
- finalités : tenir le fichier des membres, leurs statuts et leurs équipes ; inviter les membres et activer leur compte ; délivrer la carte de membre et la faire valoir chez les partenaires du club ; faire vivre l’annuaire et la messagerie selon les choix de chacun ; diffuser les annonces, les publications et les notifications du club et de ses partenaires ; gérer les challenges et la bourse de l’emploi du club ;
- opérations : collecte, enregistrement, hébergement, consultation, envoi d’e-mails, de SMS et de notifications, export, anonymisation, effacement ;
- données : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone (facultatif), statut, équipe, photo, métier et entreprise (facultatifs) ; pour un mineur, le parent rattaché ; choix de partage et accords ; carte de membre et sa validité ; utilisations des avantages chez les partenaires ; tickets de caisse des challenges ; messages, annonces et publications. Une date de naissance importée sert seulement à repérer les mineurs : elle n’est pas enregistrée ;
- personnes concernées : membres du client (licenciés, parents, bénévoles, dirigeants, encadrants, supporters ; salariés pour un réseau d’entreprises) et mineurs rattachés à un parent.
3. Instructions
We-Form SARL ne traite ces données que sur instruction documentée du client, y compris pour un transfert hors de l’Union européenne : le contrat, les réglages et les actions faites dans la console, et les demandes écrites de ses administrateurs. Elle l’informe si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.
4. Confidentialité et accès de l’équipe We-Card
We-Form SARL veille à ce que les personnes autorisées à traiter ces données s’engagent à les garder confidentielles.
L’équipe We-Card n’ouvre la console du client qu’avec l’accord d’un de ses administrateurs, pour une durée de 1 heure, 24 heures ou 7 jours, et pour la seule personne qui l’a demandé. En cas d’urgence, elle peut ouvrir un accès d’une heure en indiquant un motif : le client en est prévenu aussitôt par e-mail. Chaque entrée dans la console est inscrite au journal du client.
5. Sécurité
We-Form SARL applique au moins les mesures suivantes :
- connexions chiffrées (HTTPS) sur tout le service ;
- connexion sans mot de passe, par code à usage unique envoyé par e-mail ; nombre de tentatives limité ;
- double authentification obligatoire pour l’équipe We-Card ; pour les administrateurs du client, le client peut la rendre obligatoire dans sa console (Sécurité) ;
- coordonnées bancaires (IBAN) et secrets de double authentification chiffrés dans la base de données ;
- données cloisonnées par client dans la base de données : chaque client n’accède qu’aux siennes ;
- journal d’audit des actions sensibles, dont les entrées sont chaînées et que l’application ne peut ni modifier ni effacer ;
- export de la liste des membres réservé aux personnes qui en ont le droit dans la console, avec un motif inscrit au journal.
6. Sous-traitants ultérieurs
Le client autorise We-Form SARL à faire appel aux sous-traitants suivants, chacun pour sa seule mission :
- Scaleway SAS (siège en France) : hébergement de l’application, de la base de données et des fichiers ;
- Brevo (siège en France) : envoi des e-mails et des SMS du service.
Les notifications de l’appli passent par le service de notification du navigateur ou du téléphone du membre (Google, Mozilla, Apple ou Microsoft selon l’appareil), choisi par celui-ci et non par We-Form SARL : ce service ne reçoit que l’adresse technique de l’appareil et un message chiffré, qu’il ne peut pas lire. Pour information, les paiements par carte passent par Stripe Payments Europe, Limited (Irlande), prestataire de We-Form SARL pour ses propres traitements (paiements et factures).
We-Form SARL informe le client par écrit de tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant avant qu’il prenne effet. Le client peut s’y opposer pour un motif sérieux ; à défaut de solution, il peut résilier le contrat (article 5 des conditions générales de vente). We-Form SARL impose à ses sous-traitants des obligations de protection des données équivalentes à celles de la présente annexe et répond de leurs manquements.
7. Droits des personnes
Dans l’appli, chaque membre peut, depuis Mon profil, modifier son profil, exporter ses données, modifier ses accords et demander la suppression de son compte ; sa demande est inscrite au journal du client. Dans la console, le client peut exporter les données d’un membre ou la liste de ses membres, enregistrer le départ d’un membre puis anonymiser définitivement sa fiche.
We-Form SARL transmet au client les demandes qu’elle reçoit au sujet des données dont il est responsable et l’aide à y répondre.
8. Violation de données
We-Form SARL prévient le client dans les meilleurs délais après avoir eu connaissance d’une violation de données qui concerne ses membres. Elle lui indique sa nature, les personnes et les données touchées, ses conséquences probables et les mesures prises ou envisagées.
9. Aide au client
We-Form SARL aide le client, sur demande, à garantir la sécurité des traitements et à mener une analyse d’impact ou une consultation préalable de la CNIL, en lui fournissant les informations dont elle dispose.
10. Fin du contrat
À la fin du contrat, la console du client reste ouverte : il peut encore y consulter ses factures et exporter la liste de ses membres ; il ne peut plus vendre de cartes, publier, envoyer de notifications ni inviter ses membres en nombre.
Sur demande écrite du client à contact@we-card.fr, We-Form SARL supprime les données des membres traitées pour son compte et le lui confirme par écrit. Elle conserve ce que la loi l’oblige à garder (pièces comptables : 10 ans), les données dont elle est elle-même responsable et le journal d’audit de l’application, qui ne s’efface pas et dont la durée de conservation n’est pas encore fixée. Aucune suppression n’est faite automatiquement à la fin du contrat : sans demande du client, les données restent conservées.
11. Contrôle
We-Form SARL met à la disposition du client les informations qui démontrent le respect de la présente annexe. Elle permet les audits du client, ou d’un auditeur qu’il mandate, à des conditions convenues entre eux (date, durée, confidentialité), sans accès aux données des autres clients.
12. Obligations du client
Le client informe ses membres de l’usage de We-Card, n’y inscrit que des personnes qu’il a le droit d’inscrire, tient leurs données à jour, n’y saisit aucune donnée sensible (santé, opinions, religion) et gère les droits d’accès de ses administrateurs.
13. Contact
Contact pour la protection des données : contact@we-card.fr.
Mentions de l’éditeur et de l’hébergeur : mentions légales. Données personnelles : politique de confidentialité.